Hoe bespaar ik op mijn bedrijfsmatige printkosten?

1. Keuze apparaat

De keuze voor het apparaat heeft grote invloed op in hoeverre u op uw printkosten kunt besparen. U heeft ongetwijfeld wel eens gedacht dat de leveranciers de kleurenlaserprinters voor bijna niets verkopen. Een goedkope laserprinter is natuurlijk heel leuk voor uw portemonnee op het moment van aankoop, maar u doet er ook verstandig aan om op lange termijn te kijken. Wanneer u de nieuwe toners koopt voor deze printer, schrikt u zich waarschijnlijk rot over de prijzen van deze toners. Handige tip om op uw printkosten te besparen is dan ook om altijd te letten op de prijs van de toners die nodig zijn voor het betreffende apparaat in combinatie met het aantal keer dat u kunt afdrukken met deze toners.

2. Bereken afdrukkosten

Bereken tijdens uw aankoop de totale afdrukkosten per pagina. Het gaat dus niet om de aanschafkosten van het apparaat, maar juist de toners en de drums zijn heel bepalend voor de totale afdrukkosten per pagina. Daarnaast is het verstandig om te kijken of er in de toekomst ook andere verbruiksmaterialen vervangen moeten worden. Kyocera is een merk laserprinters en copiers die duurder zijn in aanschaf, maar weer veel voordeliger in het gebruik. Kortom, een normale prijs voor een printer, maar bespaart u fors op onderhoud en aanschaf van toners.

3. Apparaat aanschaffen op contractbasis

Een printer, multifunctional of copier aanschaffen op contractbasis. Er zijn bepaalde fabrikanten zoals Kyocera, Toshiba en Oki die de mogelijkheid bieden om bij een copier, printer of multifunctional een vaste prijs per afdruk af te spreken. Hierin is eigenlijk altijd alles inbegrepen zoals verbruiksmaterialen, onderhoud en hulp bij storingen. Dit is vaak een stuk voordeliger dan wanneer u een apparaat aanschaft zonder contract waardoor u hoe dan ook op printkosten kunt besparen.

4. Meten is weten

Meten is weten. Bijna elke fabrikant levert software mee waarmee u kan zien door wie er wordt afgedrukt en hoeveel. Zo kunt u precies in de gaten houden wie wat doet en heeft u het geheel onder controle. Handige tip: maak eerst een afdruk in zwart-wit en controleer deze voordat u een groot volume in kleur gaat printen wat logischerwijs veel duurder is.

5. Verbruik stroom

Let op het verbruik van de stroom. Printers, copiers en multifunctionals staan vaak de hele dag aan, want de gebruiker vindt het vaak niet prettig om enkele seconden te wachten op de afdruk. Het is goed om te weten dat een gemiddelde copier 1,5 kilowatt verbruikt. Het is dus raadzaam om gebruik te maken van de energiebespaarstand waardoor u bespaart op de energiekosten.

6. Standaardiseer apparaten

Standaardiseer al uw printapparaten. Het is aan te raden om zoveel mogelijk dezelfde copiers en printers aan te schaffen en te gebruiken zodat u later niet met een overschot aan overbodige toners, drums en andere verbruiksmaterialen blijft zitten. Zo wordt niet alleen het beheer een stuk gemakkelijker, maar zal uw ICT afdeling ook blij zijn.