Bewaar deze instructie in een nieuwe afspeellijst of selecteer een bestaande.

Afspeellijsten zijn ook zichtbaar voor andere gebruikers

Bestaande afspeellijsten

WeetHetSnel gebruiker wblok

wblok
Heeft 5 instructies gemaakt

Hoe beveilig ik bedrijfsgevoelige informatie?

Omschrijving

Binnen uw bedrijf is er hoe dan ook bedrijfsgevoelige informatie waarvan u liever niet heeft dat deze informatie openbaar is. Om uw bedrijfsgevoelige informatie optimaal te beveiligen, kunt u een aantal dingen doen. Lees snel de volgende tips die u zullen helpen!

Handleiding

1. Stap 1: Schaf een Data Security Kit aan

Je kunt bijvoorbeeld denken aan het feit dat veel printers en MFP’s over een geïntegreerde harde schijf beschikken waarbij na het kopiëren of scannen bedrijfsgevoelige informatie kan achterblijven op de harde schijf. Als u deze gegevens niet beveiligt, bestaat het risico dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke gegevens of nog erger, deze zelfs worden gestolen. Wat is het verstandigst om te doen? Zorg ervoor dat u de Data Security Kit heeft. Deze zorgt ervoor dat na alle kopieer- en scanacties de bedrijfsgevoelige informatie wordt verwijderd die tijdens het proces op de harde schijf werd opgeslagen. Dit verwijderingsproces is hoe dan ook veilig en heeft zelfs een certificering hiervoor gekregen.

2. Stap 2: Koop de PDF-uitbreidingskit

Met de PDF-uitbreidingskit zorgt u ervoor dat uw scans met bedrijfsgevoelige informatie volledig zijn beveiligd. Als de MFP wordt gebruikt om PDF-documenten te maken, kan de PDF-uitbreidingskit worden gebruikt om op het document rechtstreeks 40- of 128-bits encryptie toe te passen. Wat ook handig is, is dat u tijdens dat het document wordt gescand specifieke kenmerken kunt meegeven aan het document waaronder zelfs wachtwoordbeveiliging. Daarnaast kunt u ook documentbeperkingen instellen met betrekking tot bijvoorbeeld het openen en afdrukken van het document, maar ook het kopiëren van tekst en afbeeldingen uit PDF-bestanden.

3. Stap 3: Pas een SSL-encryptie toe

Veel bedrijven implementeren op hoog niveau complexe beveiligingsmaatregelen om gevoelige en vertrouwelijke bedrijfsgegevens te beschermen. Bij deze beveiligingsmaatregelen kunt u denken aan firewalls, digitale handtekeningen of toegangsbeperkingen. Bij het implementeren hiervan wordt vaak geen aandacht besteed aan het beveiligen van afgedrukte gegevens of gegevens die worden verzonden om te worden afgedrukt. Zonder een dergelijke beveiliging zijn gegevens die via het netwerk naar een printer worden verstuurd, duidelijk zichtbaar en gevoelig voor sabotage. Met een SSL-encryptie kunt u uw printgegevens versleutelen.

4. Stap 4: Kies voor een IP-filter

U kunt er ook voor kiezen om een effectieve toegangsbeveiliging in te stellen voor alle printers en MFP’s. Met IP-filtering kunt u voor bepaalde printers en MFP’s de toegang beperken tot specifieke IP-adressen waardoor bedrijfsgevoelige informatie niet openbaar wordt. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen wie er in kleur mag printen en wie niet.

5. Stap 5: Maak gebruik van een beveiligingswatermerk

Bescherm uw documenten zonder extra kosten tegen het onbevoegd dupliceren met gebruik van het beveiligingswatermerk. Het beveiligingswatermerk kan tijdens het afdrukken in alle documenten worden verwerkt. Als u een kopie van een dergelijk beveiligd document met bedrijfsgevoelige informatie maakt op een multifunctional, wordt het watermerk prominent weergegeven waarmee wordt aangegeven dat het document een kopie is.

Tips of opmerkingen? Plaats deze hier!