Weethetsnel
Heeft 934 instructies gemaakt
Met welke etiquette moet je rekening houden bij een zakelijke email?
Bij zakelijk mailverkeer is het verstandig om rekening te houden met e-mail etiquette (ook wel e-mail netiguette genoemd). In deze instructie wordt uitgelegd hoe je een email het beste kunt opstellen en wanneer je mailverkeer wel of niet kunt gebruiken. Mail is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Bij solliciteren of ander formeel contact, is het daarom goed om te weten welke etiquette van toepassing is op contact via de mail.
Weethetsnel.nl kan een kleine vergoeding verdienen middels zogenaamde affiliate links in dit artikel.
Handleiding
1. Opzet van je mail
E-mail heeft een vergelijkbare opzet als een brief. Vaak is een mail wel wat korter, omdat deze bedoeld is om snel te lezen vanachter een computer. Je kunt de inhoud dus beknopter houden dan wanneer je een A4-tje briefpapier zou moeten vullen.2. Onderwerp
Het onderwerp beschrijft wat er in de e-mail aan de orde komt. Formuleer de inhoud van je e-mail hier dus op een korte en bondige manier.3. Aanhef e-mail
Wees bij de aanhef niet te informeel! Gebruik een aanhef die je ook in een standaard brief zou gebruiken, zoals "geachte heer De Vries" of "Beste ........".Alleen bij vrienden gebruik je enkel voornamen. Ook populaire begroetingswijzen als "Hoi" of "Hallo" kun je beter achterwege laten bij een zakelijke aanhef.
4. Inhoud zakelijke email
Begin je email met een kernmededeling. Hiermee kun je de context van je bericht aangeven en beschrijf je de reden van het contact. In het vervolg van de mail kun je meer informatie geven en de reden nader toelichten.5. Afsluiting
Bij een formele afsluiting van je e-mail, gebruik je bij voorkeur "Met vriendelijke groet". Bij vervolgcontact kun je eventueel overgaan op "Groet" of "Groeten"."Doei", Doeg", "Groetjes" en andere populaire afsluitingen gebruik je alleen voor vrienden.
6. Ondertekening mailbericht
Bij de ondertekening van je e-mail, vermeld je standaard je voor- en achternaam. Je kunt ervoor kiezen om onder je naam nog additionele gegevens zoals je adres en telefoonnummer te vermelden. Het is in dat geval vaak mooi om een regel witruimte te gebruiken tussen je naam en de aanvullende gegevens.Wees voorzichtig met het gebruik van P.S. na je afsluiting. Buiten dat het in formeel contact niet heel netjes staat, wordt het in een e-mail vaak over het hoofd gezien.
7. Wanneer gebruik je e-mail?
E-mail kun je gebruiken voor:- het plannen of bevestigen van afspraken
- eenvoudige vragen of vragen waarop je snel een antwoord nodig hebt
- wanneer je veel personen tegelijkertijd wilt benaderen
- bij het plannen van een vergadering of andere zakelijk afspraak
- als je iemand niet op een andere manier kunt bereiken
- bij sollicitaties indien vermeld staat dat je digitaal kunt solliciteren
8. Wanneer gebruik je e-mail niet?
- als je strikt vertrouwelijke informatie wilt uitwisselen
- bij problemen, meningsverschillen of slecht nieuws
- bij lastminute mededelingen (of het op het allerlaatste moment annuleren van bijvoorbeeld een afspraak)
- als je heel snel een antwoord nodig hebt of als er teveel vragen zijn
Misschien ook interessant:
Bronvermelding
https://nl.wikipedia.org/wiki/E-mail (Door: Wikipedia, z.d.) [Weetje]
Afbeelding van Gerd Altmann via Pixabay
Wist je dit?
In 1971 werd de eerste e-mail via een computer verzonden door Ray Tomlinson. Pas rond 1995, toen het internet algemeen toegankelijker werd, steeg e-mailen in populariteit bij het grote publiek. Voorgangers van e-mail zijn de brief, het telegram, de telex en de telefax.
